コロナ禍が落ち着き、各種展示会やイベントが盛んに開催されるようになりました。モーターショーのような恒例の大規模イベントをはじめ、産業フェアや物産展、季節の催事など、大小問わずさまざまな展示会が実施され、コロナ前の日常を取り戻すかのような勢いで活性化しています。
そうした流れを受け、「展示会に出展してみよう」とお考えの企業様も増えたのではないでしょうか。ただ、いざ出展を決めたものの、何から始めればいいのかなど、進め方がわからなくてお困りではありませんか？
今回の記事では、出展までのスケジュールや準備するものなど、展示会出展に関する基礎知識をまとめてご紹介します。
展示会出展に向け、まずは目的とターゲットを決める
第一歩は、「目的」を決めること。ターゲットがBtoBやBtoC、BtoB&Cのどれなのかを明確にすることもポイントです。そして、目的に合った展示会を選ぶと同時に、出展内容や方法、商談数や獲得したい見込客数などの目標も設定して準備を進めます。
■出展目的の例
1）販売促進商材や技術のアピール、ブランドの認知度向上、商談のきっかけ、展示即売など
2）コミュニケーション
新規営業案件の獲得、同業界同士のつながり、取引先開拓など
3）マーケティング
技術やサービス等の情報収集、売れ筋商材のリサーチなど
■展示会の種類
1）ビジネスショー展示販売を目的とし、一般ユーザーに広く開放されたBtoC型。車やゲーム、アニメなど、最新の製品をアピールして認知度を高め、今後のビジネス拡大につながるファンづくりを視野に開催。
３）プライベートショー
複数の企業が参加する合同展示会とは異なり、1つの企業もしくはグループ企業が開催。既存顧客との関係を深めることを目的としたクローズドなBtoB型展示会。
4）展示即売会
動員催事やアウトレットフェアなど、一般消費者をターゲットにしたBtoC型展示会。中間業者を介さず直接売上につなげることが可能。作者や生産者と直接対話ができたり、期間限定感によって来場者の購買意欲を高められる。
■展示会の探し方
目的（テーマ・コンセプト）にマッチする展示会を主催している事務局などに問い合わせ、開催場所や日程、出展要項など必要な情報を入手します。東京ビッグサイト、幕張メッセ、インテックス大阪、マリンメッセ福岡などの国際展示場では、さまざまな種類の展示会が開催されているので、ぜひ一度問い合わせてみるといいでしょう。
展示会出展までのスケジュールと準備の概要
準備に要する時間は展示会の規模や内容によって異なります。いずれにしても余裕を持ったスケジュールで進行しましょう。開催場所や日程が決まったら、出展準備は会期までの時期を区切り、大まかなスケジュールと準備の概要をToDoリストにまとめ、タスク管理をしながら進めると効率的です。
以下は、スケジュールのモデルケース（参考）です。■3ヶ月前 ※展示会によってはもう少し早い時期にスタート
・目的を定め、テーマに沿った展示会を決める・出展内容や出店方法を考え、目標を設定する
・出展手続や会期までのスケジュールを立てる
■2ヶ月前
・展示ブースのスペースを確認する・出展コンセプトを固め、ブースデザインを考える
・展示ブース施工委託業者の選定、手配
■1ヶ月前
・ブースの最終図面等を確認・配布資料やノベルティなど各種ツールの発注、制作
・展示パネルや動画、BGMなどの演出を考え、準備
・テーブルや椅子、モニター、機材などの備品を手配
・展示会当日の運営方法を考える
・案内状の発送や集客に向けて広報活動を実施
・アンケートやマニュアルを準備
■展示会前日
・展示ブースを設営、備品等を配置・当日スタッフとの打ち合わせ、リハーサル
■会期中〜撤収
・ブース来場者への対応・終了後、撤収
■会期後
・目標の達成度の振り返りや反省点の確認・アンケートの集計や分析
展示会出展までに用意するものや販促ツールまとめ
展示会までに用意するものは多岐にわたります。ブース施工委託業者を選定する際、ブースの設計・設営に合わせて、演出に必要な機材の提案や準備を依頼できるかも確認しておきましょう。
━ 展示品・什器
展示する製品とそれらを展示する什器が必要。既製品をレンタルするか、オリジナルで作成するかを決めて手配します。
━ カタログ・チラシ
製品カタログやパンフレットの他、ばらまき用チラシなどの印刷物を用意。チラシは案内状に同封することもできます。
━ ノベルティ
オリジナルのノベルティは集客に役立ちます。アンケートに回答してくれた方への粗品として使うこともできます。
━ 動画
製品紹介動画やサービス説明動画、会社紹介動画など、音や映像による集客力アップが期待できます。
━ のぼり・横断幕・ポスター・パネル
多くの出展ブースの中で目を引き、足を止めてもらうために必須の演出物です。ポスターやパネルは製品やサービス説明にも役立ちます。
━ Tシャツ・ネックストラップなど
スタッフであることがわかるよう、おそろいのTシャツやネックストラップがおすすめです。
━ 運営マニュアル
展示会当日、運営マニュアルを用意するとスムーズです。商談やデモンストレーションのトークスクリプト、タイムテーブル、スタッフの役割分担表なども盛り込んでおきましょう。
━ アンケート
お客様からの意見を収集し、今後のビジネスに活かすことができます。タブレットを活用したアンケートシステムなら効率化もはかれます。個人情報を提供いただく場合は、適切に管理できるよう準備をしましょう。
以上、展示会出展の準備やスケジュール、必要なものなど基礎知識をご紹介しました。
これまで数々の展示会をお手伝いしてきた当社では、来場者に配布するパンフレットやノベルティ、パネルやのぼりなど各種ツールの制作だけでなく、展示ブースの企画から進行管理、設営までワンストップで承ります。
当社がご提供できること
上記に限らず、ご要望に応じて最適なご提案を行い、柔軟に対応いたします。
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